「雇用契約」のやり取りを一つでも紙にて運用を行なっている部分がある場合、どうしても個人情報など本部に書類が届くまでのタイムラグが発生してしまい、銀行情報など給与の支払い締め日に間に合わないという事もよくありました。
また、契約条件の確認漏れ等、ミスの発生率も高かったです。中でも外国人の在留資格カードの確認は真偽の判断ができないのも現実でした。
また「個人情報」を紙で収集する場合、処理部門の人員が増えたとしても、人的であると個人情報を正しく素早く収集できない問題は長年に渡って存在していました。「年末調整」の時期は一時的な増員を行うなど膨大なコストが発生していてとても大変な作業でした。合わせて近年もっとも懸念していることは従業員の残業です。こちらも一日も早く改善したかったんです。

弊社はシステムの利用人数も多く運用も自社独自の方法がありますが、この点を 弊社の運用に合った仕組みで柔軟に対応していただいています。 この人事労務JANGA「自社独自の運用に合ったシステム対応が可能」、という点もJANGAシステムを導入したポイントの一つです。
利用するユーザーが大人数なので結構心配しましたが、切り替えも支障なくスムーズにできました。また、他システムとの連携なども柔軟に対応してくれたことも、システムを導入する側からみればとても心強かったです。当時、25,000人のユーザーが利用しておりましたが、現在では40,000人以上に増え、業務効率化推進ツールとしても活躍しております。

年末に行う「年末調整」は40,000人と言っても、申請書類が3種類あるので120,000人分の作業量のような感じです。例年この作業は膨大な作業量とコストが発生して、効率も悪い状況の中、色々他社のものも検討しましたが、弊社の状況に合わせて全て対応するのは難しいという会社が多かった為、今まで紙ベースで行なってきたのです。展示会にて御社の「SURUPAs」というJANGA人事労務システムのデモを見たとき、これだと思いました。
弊社の場合は外国人の採用が年々増えているため、質問事項を日本語から外国語へと変換する翻訳機能があったのが魅力的なシステムだと感じました。
その他にも、年末調整は必要な書類を写真でアップすることが可能なので、年配の方にはやや難しかったかもしれませんが、比較的楽に操作できる点も魅力に感じました。

従業員が多い分様々な手間が今まで存在していました。例えば、弊社の場合は従業員が多いことに加えて入退社も毎月多く、退職の手続き、入社の手続きを紙でやり取りしている事で担当者の時間を要し、どうしても追い着かない状況でした。「年末調整」と同じく十分に検討した結果、人事労務JANGAに魅力を感じました。

年末調整の部分と似ているのですが、多言語利用可能と外国人の在留カードを写真に撮り、アップするだけで真偽識別できる機能に加え、カード情報をOCRで読み取り、そして取り込みができるところも業務負担の軽減に繋がっています。今後どんどん活用してもらいます。今後ともよろしくお願いいたします。

AIで在留カードの真偽識別、銀行のキャッシュカードの写真をアップするだけで個人情報を収集できるこのJANGAシステムは、本部側でも大変苦労した部分を改革してくれ、また毎度東京入国管理局に外国人就労報告する時の大変さも改革してくれました。
また、退職者よりこの明細が欲しい、あの資料が欲しいなどの対応にも店長の時間が取られ、店長から本部に連絡してから問題の解決まで大分時間が掛かることもありました。
正しい個人情報、銀行情報を収集できる点と、退職しても個人の明細などを利用できる点が導入を決定したもう一つのポイントです。今この点では、店舗・本部側でも非常に楽になったと思います。