ニップンドーナツ株式会社

人事・労務JANGAの導入で、入社手続きがペーパーレス化、
PC入力時間も1名3分程度に短縮、驚きの業務効率化。

以前より給与計算等部分はシステム化されていましたが、労務関連の入社手続きの個人情報管理、雇用契約管理等が手作業の為、システム化したいというご要望から、人事・労務JANGA SMSK-1をご導入いただきました。

導入前の課題

月200枚以上の紙を配布～回収～確認、1名分15～20分費やしてPCに入力。

人事・労務JANGA SMSK-1を検討した一番の理由は
手間と時間がかかる、入社手続き管理でした。

入社手続き管理について、紙でのやりとりが多く発生していました。当社はアルバイトの出入りが多いため、紙の配布～回収～確認作業が多く、差し戻しも含めると月200枚以上の紙を処理する必要がありました。確認が終わると、紙で回収した内容をPCに入力。1名約15分～20分で入社関連業務に時間と手間がかかっていました。個人情報・雇用契約の管理も紙でした。
給与計算と勤怠管理は、既に社内に導入されているシステムがあり場合によっては、紙とシステムの内容のチェックが必要でした。

人事・労務JANGA導入の決め手

自社の運用や要望に合った機能設定ができる点に魅力を感じ、導入を決定。

ペーパーで管理されている内容と、既存システムの給与計算と勤怠管理を連携させて手間を削減したい。

今までいくつかの企業にこの点の相談や提案をもらっていましたが、いまいち自社の運用と合わない点や理解しがたい点があり、導入というところまで踏み込む事ができませんでした。
ですが、今回ジャンガ・テックさんから人事・労務JANGAの入社手続き管理、個人情報管理、雇用契約管理機能を提案いただき、自社の運用や要望に合った管理項目、作成フォーマット等機能設定ができる点に魅力を感じ、導入を決めました。社内に導入されている給与計算と勤怠管理は別のシステムを利用していましたが、2重入力を防ぐためデータ連携も希望しました。

導入後の効果

画面はシンプルで使いやすく、ITでこんなに変わるものかの驚きを実感！

• 入社手続きは、スタッフの各自のスマートフォンから個人情報の登録、書類の添付が可能になりました。管理する側は確認だけで以前より効率化ができました。
• 雇用契約の紙作成や配布作業をカット！スタッフ側も非対面でリアルタイムで公開された雇用契約の内容を確認できるようになりました。
• スタッフ形態による雇用契約書は複数パターン持っているため、人事・労務JANGAよりスタッフ形態を選択すれば、合わせた雇用契約作成フォームが表示されます、非常に楽になりました。

とりあえず紙が無くなり、入力業務も非常に軽減しました。

管理部部長　喜多 元樹　様

元々入力業務にかかわる時間について1名15分～20分かかっていましたが、今は3分以内で確認のみで出来ています。手書きの確認しづらい文字の差し戻し作業等も無くなっています。
例えば銀行口座の不備がある場合、従来は2日～3日以上がかかる差し戻し作業も、現在は書類の写真をシステム上に再度添付すればすぐに確認処理ができます。
また、給与計算システムと連携する際には、2重入力は不要で、CSVアップロードをするだけで必要な項目が登録されています。
※2022年1月取材時情報

採用した650名の登録手続き業務は私1人でスムーズにできました。

事務担当者　岡田 佳世　様

画面はシンプルで使いやすい。店舗スタッフの年齢は15～60歳まで幅広くおりますが、想定以上にしっかり登録、申請ができています。コロナの影響の中で、アルバイトの採用は逆に増えてます。採用した650名の個人情報登録、入社手続き、雇用契約の業務は私1人でスムーズに対応ができました。
※2022年1月取材時情報